За последние 5–6 лет с появлением большого количества электронных гаджетов, способных поддерживать бизнес-процессы в электронном формате, появилась и потребность в оформлении этих процессов при помощи электронных документов.
Не стали исключением и бизнес-процессы в области кадрового администрирования, которые включают в себя огромное количество кадровых операций и формируют большие потоки документов.
Не удивительно, что перевод кадрового документооборота в электронный формат стал насущной необходимостью многих организаций. Возникла потребность создать правила взаимодействия в электронном формате работника и работодателя. Целый ряд правовых актов был принят на законодательном уровне, чтобы закрепить эти правила.
Какие же правовые акты следует изучить и учитывать при внедрении КЭДО в организации?
- Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» ввел понятие электронной подписи и электронного документа, выделил виды электронных подписей (ПЭП, УНЭП, УКЭП) и определил порядок подписания электронных документов;
- Федеральный закон от 08.12.2020 №407-ФЗ закрепил в Трудовом кодексе Российской Федерации возможность обмена электронными документами дистанционных работников с работодателем;
- Федеральный закон от 22.11.2021 №377-ФЗ дополнил Трудовой кодекс Российской Федерации статьями 22.1–22.3. В этих статьях было дано понятие электронного документооборота в сфере трудовых отношений, закреплен порядок перехода организаций на кадровый электронный документооборот, создание и подписание кадровых документов в электронном виде;
- Приказ Минтруда России от 20.09.2022 №578н (начало действия документа - 01.03.2023) утвердил единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе;
- Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» установил порядок обработки, хранения, передачи персональных данных и получения на это согласия. Требования данного закона должны учитываться в системе, поддерживающей кадровый электронный документооборот;
- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов, в том числе в электронном виде;
- Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 утвердил перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, определил сроки их хранения. Сроки хранения электронных документов, созданных в процессе КЭДО, должны соответствовать срокам хранения, установленным настоящим приказом;
- Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77 (начало действия документа - 17.09.2023) определил порядок передачи электронных документов на хранение и сам порядок их хранения.
Получился внушительный список документов, которые нужно изучить при переходе на КЭДО, чтобы реализовать процесс в организации в соответствии с требованиями законодательства. Можно, конечно, сделать это самостоятельно, а можно обратиться к провайдеру, который имеет опыт реализации электронного документооборота и готов предложить оптимальные решения с учетом требований закона.
В заключении хотелось бы сказать, что кадровый электронный документооборот (КЭДО) – это удобный, набирающий популярность способ взаимодействия работника с работодателем, способ, который позволяет ускорить существующие процессы кадрового администрирования, сделать их более удобными и отвечающими духу времени.
Всем надежной цифры и подписанных электронных документов!
