ТОП-3 рекомендации от опытных пользователей КЭДО для рынка HR

Переход на систему Кадрового Электронного Документооборота (КЭДО) представляет собой значительный шаг вперед для многих организаций, однако нередко сопровождается определенными сложностями. Чтобы процесс внедрения прошел гладко и принес ощутимые плоды, опытные пользователи КЭДО советуют обратить внимание на следующие важные рекомендации, которые мы собрали в ходе исследования начала 2025 года.

1. Информируйте сотрудников заранее

Информирование сотрудников о внедрении КЭДО начинается задолго до фактического старта системы. Важно понимать, что новая технология меняет привычные процессы работы с кадровыми документами, поэтому каждый сотрудник должен чётко представлять себе, зачем вводится эта мера и каким образом изменится его повседневная деятельность.

Вот что нужно сделать:

• Запустите внутреннюю кампанию PR-поддержки: расскажите сотрудникам о преимуществах электронного кадрового документооборота: удобство, экономия времени, простота работы с электронными документами, снижение рисков бюрократической волокиты, повышение общей прозрачности управленческих процессов. Руководству компании важно активно поддерживать начинания, подавать личный пример и подчёркивать значительность цифровизации бизнес-процессов.
• Разработайте и предоставьте персоналу качественный учебный материал. Обеспечьте свободный доступ к инструкциям и методикам работы с КЭДО. Проводите обучающие занятия, вебинары и консультативные сессии, чтобы научить пользоваться системой HR-портала и личным кабинетом сотрудника, покажите, как оформлять кадровые документы онлайн. Это сделает переход безболезненным и ускорят принятие новой системы всеми подразделениями компании.
• Регулярно информируйте сотрудников относительно этапов внедрения КЭДО. Чем детальнее и полнее сотрудники будут проинформированы о возможностях и особенностях новой системы, тем менее болезненно пройдёт процесс интеграции, увеличивая общую мотивированность коллектива и улучшая психологический климат в команде. Это избавит компанию от стресса и негативных последствий внезапных перемен.

Таким образом, качественная коммуникационная работа с сотрудниками становится основой быстрой и эффективной реализации КЭДО, положительно сказываясь на производительности труда и качестве внутренней рабочей среды.

2. Оцените ресурсы

Убедитесь, что у вас достаточно квалифицированных сотрудников для обслуживания системы, либо организуйте дополнительное обучение сотрудников IT-отдела и отдела кадров. Повышение квалификации сотрудников и систематическая поддержка способствуют быстрому освоению новой системы и снижению сопротивления новым технологиям.

Что здесь критично учесть:

• Отдел кадров должен пересмотреть внутренние процессы, создав единые стандарты оформления и проверки документов. Рекомендуется делегировать часть обязанностей другим подразделениям, таким как бухгалтерия или IT-служба, чтобы разгрузить кадровиков и повысить эффективность работы всей организации.
• При запуске системы КЭДО возможна временная повышенная нагрузка на отдел кадров по причине появления большого количества обращений и жалоб от сотрудников в отсутствии опыта работы с новой системой; необходимости проверки правильности и достоверности введенных сотрудниками данных; необходимости дополнительного обучения сотрудников; параллельной работы старого и нового способов документооборота в случае плавного перехода компании на КЭДО. Частым решением является формирование отдельной проектной группы в помощь кадровикам в ходе внедрения КЭДО. Они смогут отвечать на вопросы, устранять мелкие проблемы и направлять запросы в нужные инстанции. Это поможет значительно облегчить работу отдела кадров и снизить риски резкого роста нагрузки при запуске КЭДО.

3. Выберите надежного поставщика и интегрируйте систему грамотно

Выбор подходящей программы КЭДО имеет решающее значение для достижения положительного результата. Правильно подобранная программа облегчит жизнь и сотрудникам, и работодателю, улучшив скорость принятия решений и точность обработки документов.

Что здесь критично учесть:

• Изучите репутацию поставщиков программ электронного кадрового документооборота и получите консультацию профессионалов по выбору оптимального варианта.
• Отлично, когда поставщик услуг может также предоставить экспертную поддержку в части трудового права и кадрового делопроизводства, понимает нюансы правовых норм и правильно адаптировал свою систему под требования российского законодательства.
• Обратите внимание на совместимость системы с существующими информационными ресурсами и возможность дальнейшего развития и масштабирования. Настройка интеграции с учетной системой в компании часто занимает значительное количество времени. Однако некоторые поставщики испытывают затруднения при интеграции, что приводит к задержкам проекта и финансовым потерям клиента. Также необходимо учитывать риски обновления программного обеспечения, которое может привести к потере настроенных конфигураций.
• Проверьте функциональность предлагаемой системы: удобно ли ей пользоваться, насколько хорошо защищены личные данные сотрудников и конфиденциальная информация. Без соответствующих механизмов шифрования и контроля доступа возможен несанкционированный доступ третьих лиц к важным документам и коммерческим тайнам компании (атаки типа DDoS, утечка персональных данных сотрудников и контрагентов, возможность фальсификации цифровых подписей и подделки электронных документов). Целесообразно привлекать опытных разработчиков-интеграторов и своевременно осуществлять тестирование интеграции. Надежные поставщики обеспечат стабильную работу системы и уменьшат вероятность технических сбоев.
• Выполните тестовое внедрение на пилотном проекте небольшой численности, соберите отзывы сотрудников и исправьте слабые места до полной интеграции.
• Обеспечьте техническую поддержку пользователей и системы. От оперативности реакции службы поддержки зависит стабильность работы системы, быстрота устранения неполадок и общая удовлетворённость конечных пользователей. Типичные проблемы включают медленную реакцию на обращения пользователей, отсутствие круглосуточной поддержки или ограниченный график работы службы.

Эти советы позволят избежать распространенных трудностей и обеспечить эффективную интеграцию и использование системы КЭДО в вашей компании. Благодаря правильной стратегии внедрения и поддержке руководства, а также сопровождению опытного поставщика системы КЭДО компания сможет эффективно управлять рисками и реализовать преимущества цифрового документооборота. Помните, что успех внедрения во многом зависит от подготовленности команды и качественного выбора технологии.