Собственное КЭДО-решение: кому оно нужно?

Сегодня рынок предлагает огромное разнообразие готовых решений для организации Кадрового Электронного Документооборота (КЭДО), однако многие российские компании выбирают другой путь — разработку собственного продукта. Причины такой тенденции кроются в уникальности организационных структур и специфике бизнеса каждой отдельно взятой компании.

Три года назад российский лидер в рекрутинге и управлении талантами — компания ANCOR, столкнувшись с отсутствием универсальных решений, способных удовлетворить нужды обширного клиентского портфеля и обеспечить требуемое качество обслуживания и надежную работу систем, приняла решение самостоятельно разработать систему КЭДО — HRFile. Главная особенность продукта заключается в простоте интерфейса и высокой производительности, что превратило новое решение в незаменимого помощника для работодателя и работодателей. Он удобен и интуитивно понятен.

Сегодня аналогичная позиция наблюдается и у других игроков рынка. По нашим оценкам, около 7% отечественных компаний предпочитают создавать собственные продукты, несмотря на наличие множества готовых решений. Как правило, это крупнейшие российские государственные корпорации и холдинги, Банки, IT и инвестиционные компании, производственные предприятия. Причины очевидны:

• Уникальные требования к инфраструктуре и процессам. Стандартные универсальные решения не всегда подходят под индивидуальные нужды таких компаний, поэтому крупные игроки идут путём самостоятельной разработки системы, идеально соответствующей их требованиям и специфическим бизнес-процессам.

• Высокая чувствительность к информационной безопасности. Вопросы информационной безопасности стоят крайне остро в компаниях с большой клиентской базой и значительным объемом коммерческой тайны. Собственное решение позволяет компании точно определить правила и политику безопасности, защитить личные данные сотрудников и клиентов и гарантировать соблюдение нормативных актов и стандартов. Использование сторонних сервисов сопряжено с риском утечки данных или зависимости от внешнего оператора, поэтому многие организации предпочитают создавать собственные системы с максимальной защитой.

• Оптимизация и улучшение внутренних процессов. Переход на единую платформу позволяет синхронизировать различные департаменты и филиалы, повышая общую управляемость и скорость принятия решений. Самостоятельно разработанная платформа даёт возможность детально проанализировать и перестроить внутренние процессы, сделав их более эффективными и прозрачными, позволяет гибко изменять и расширять функциональность системы по мере развития компании, чего трудно достичь при покупке готовых решений.

Таким образом, ваше решение должно основываться на комплексном анализе вашего бизнеса, его стратегических целей и имеющихся ресурсов. Важно отметить, что собственная система КЭДО оправдана в случаях, когда компания:

• Обладает сложной структурой и особыми требованиями к управлению кадровым документооборотом.
• Нуждается в полном контроле над технологическими возможностями и защитой личных данных сотрудников.
• Стремится развить собственную уникальную экспертизу в разработке решений по управлению персоналом.
• Обладает экспертизой и собственной командой разработчиков, либо готова к привлечению высококвалифицированных IT специалистов.
• Может позволить себе значительное время на разработку, внедрение и запуск с нуля. Срок запуска сильно варьируется и может составлять от полугода до нескольких лет.
• Готова инвестировать достаточно большие суммы в исследования, проектирование, разработку, тестирование и последующее сопровождение собственной системы. Суммарные начальные затраты зависят от размера компании, объёма необходимой функциональности и используемых технологий. Ориентировочно, сумма может варьироваться от десятков миллионов рублей для небольших организаций до сотен миллионов и миллиардов рублей для крупных холдингов и государственных ведомств.

Кроме того, если компания идет еще дальше и рассматривает перспективы монетизации собственных разработок, в этом случае дополнительно возникают расходы на маркетинг и продвижение: это реклама, публикации статей, участие в конференциях и мероприятиях для популяризации новой системы КЭДО. Такой подход создает устойчивый тренд на перспективу появления новых конкурентов на российском рынке Кадрового ЭДО.

Итак, выбор между собственной разработкой и приобретением готового решения зависит от масштаба компании, уровня уникальных требований и готовности брать на себя ответственность за всю цепочку технологического процесса. Чтобы принять верное решение, проведите глубокий анализ ваших нужд и возможностей, обсудите стратегию с руководством компании и оцените имеющиеся ресурсы.

Если ваша компания не готова к вложениям в самостоятельную разработку, имеет типичную структуру документооборота и небольшой штат сотрудников, покупка готового решения будет оптимальным вариантом. Оно обойдется дешевле и позволит начать пользоваться преимуществами КЭДО гораздо быстрее. Готовые системы дешевле, подходят большинству компаний, проще в установке, гарантируют качество и экспертную поддержку от производителя.

Главное, помните про правильный баланс между инвестициями и ожиданиями. Не спешите с выводами, сделайте осознанный выбор, основываясь на глубоком анализе потребностей компании и возможных сценариев будущего развития. Независимо от выбранного решения, правильное внедрение КЭДО обязательно принесет бизнесу существенные преимущества, повысит эффективность работы кадровой службы и улучшит комфорт сотрудников, упрощая ежедневные операции и снижая административную нагрузку.