Простыми словами о выборе электронной подписи в КЭДО

Кадровый электронный документооборот осуществляется по определенным правилам. Есть они и при выборе типа электронной подписи. Об этом говорит статья 22.3 ТК РФ.

Все зависит от документов, которые были переведены в цифру.

Какие же виды электронной подписи используются в кадровом электронном документообороте (КЭДО)? В чем их особенность?

Особенности типов электронных подписей

1. Простая электронная подпись (ПЭП)

ПЭП – это логин + пароль или код из почтового/ SMS сообщения, которые используются для авторизации в личном кабинете или для подтверждения операций/ действий.

Для подписания простой электронной подписью кадровых документов необходимо в соглашении сторон трудового договора установить правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи.

Данный тип подписи является самым легким и доступным в использовании, однако, к его недостаткам относится слабая защищенность.

Учитывая вышесказанное, не все кадровые документы могут быть подписаны простой электронной подписью из-за ее особенностей.

2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)

УНЭП – это электронная подпись, которая создается в результате криптографического преобразования информации. Она обладает криптографическими средствами защиты информации – сертификатом и ключом проверки электронной подписи.

УНЭП позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и обнаружить факт внесения в него изменений после подписания.

Данная подпись может быть выпущена как аккредитованным, так и неаккредитованным удостоверяющим центром, в том числе и самой организацией при наличии определенных технических возможностей.

УНЭП обладает более высокой степенью защиты, чем ПЭП, но не столь защищена, как усиленная квалифицированная электронная подпись. Однако, со стороны работника данным типом электронной подписи может быть подписан любой документ, участвующий в КЭДО.

Для использования УНЭП в КЭДО стороны трудового договора должны заключить соглашение сторон о порядке проверки данной электронной подписи, либо УНЭП должна быть выдана с использованием инфраструктуры электронного правительства (в этом случае заключение соглашения сторон о порядке проверки данной электронной подписи не требуется).

3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

УКЭП – это самая защищенная электронная подпись, которая состоит из двух частей:

• сертификата ключа подписи (USB-токен или смарт-карта) с ограниченным сроком действия, который выпускается аккредитованным удостоверяющим центром;
• специальной программы, которая работает вместе с ключом электронной подписи.

Данным типом электронной подписи может быть подписан любой документ, участвующий в КЭДО, как со стороны работника, так и со стороны работодателя.

Ниже мы разместили таблицу, содержащую информацию о типе подписи, используемой при подписании определенных кадровых документов (в соответствии со ст. 22.3 ТК РФ)

Рассмотрев все процессы, необходимо выбрать универсальный тип подписи, чтобы учесть дальнейшее развитие КЭДО в организации и охватить выбранным типом электронной подписи как можно больше видов кадровых документов. А то, что удобный сервис КЭДО обязательно приведет Вас к расширению объема документов, – это однозначно!