Как компании принимают решение о покупке КЭДО: причины перехода, критерии выбора провайдера и ситуация на рынке в 2025 году

Сегодня рынок кадрового электронного документооборота (КЭДО) предлагает широкий спектр полезных и удобных решений, позволяющих эффективно управлять кадровыми документами и улучшать коммуникацию с сотрудниками. Российский рынок КЭДО демонстрирует устойчивый рост. Согласно нашему исследованию, около 50% компаний уже успешно внедрили КЭДО, еще 44% планируют сделать это в ближайшем будущем. Только небольшая часть респондентов рассматривает возможность такого внедрения позже, преимущественно ожидая момента, когда КЭДО станет обязательным на законодательном уровне.

Главными драйверами перехода на кадровый электронный документооборот выступают:

• стремление компаний оптимизировать внутренние процессы и повысить производительность;
• неуклонная необходимость соблюдения норм регулирования и трудовой дисциплины;
• объективная экономическая целесообразность и ощутимая финансовая выгода;
• улучшение условий работы сотрудников и усиление конкурентоспособности компании на рынке труда.

В условиях повышенной конкуренции на рынке человеческих ресурсов организации ищут эффективные методы усиления собственной привлекательности для талантливых специалистов. Именно поэтому КЭДО приобретает статус неотъемлемой составляющей современной деловой стратегии.

Приверженцы цифровой трансформации видят очевидные преимущества данной технологии: ускоряется документооборот, снижается нагрузка на административные подразделения, повышается общая управляемость и прозрачность процессов. Даже малые и средние предприятия начинают активно инвестировать в КЭДО, понимая очевидную выгоду цифрового формата работы и открывающиеся перспективы дальнейшего роста.

Основными мотивами перехода на КЭДО служат:

• существенное снижение затрат на организацию и ведение кадрового документооборота;
• повышение комфорта и оперативности работы сотрудников, в частности, находящихся в удалённом доступе или распределённых территориально;
• возможность оперативного управления персоналом, непрерывного мониторинга текущего состояния документов и гарантированного исполнения обязательств компании перед сотрудниками.

Тем не менее, несмотря на привлекательность и практичность КЭДО, руководители многих компаний признают существование ряда серьёзных преград и опасений, сдерживающих полномасштабное внедрение данной технологии:

• Недостаточно развитая инфраструктура цифровизации рабочих пространств, препятствующая плавному переходу на электронные процедуры.
• Беспокойство по поводу возможной потери контроля над ситуацией и риска возникновения технологических сбоев, нарушающих стабильность процессов.
• Проблемы адаптации старших сотрудников, привыкших к традиционным методам работы, и преодоления возникающего психологического сопротивления переменам.
• Высокий уровень текучести кадров, наличие большого числа иностранных сотрудников и разноязычная среда создают дополнительную сложность для полноценного освоения новой системы.

Однако, несмотря на указанные трудности, цифровая трансформация продолжается высокими темпами. Рынок КЭДО стремительно развивается, привлекая всё большее число компаний и создавая новую реальность ведения кадрового учёта.

Эффективное внедрение КЭДО требует взвешенного подхода и внимательного выбора партнёра-исполнителя. Компании выбирают поставщика долго и тщательно, в среднем от 6 до 18 месяцев, ориентируясь на долгосрочность такого внедрения. При этом, учитывая, что рынок КЭДО в России достаточно молодой и динамичный, через 1,5 – 2 года компании начинают оценивать альтернативные варианты и мониторить поставщиков в поисках более свежих и актуальных решений. Ключевыми факторами при выборе надежного поставщика КЭДО становятся:

• Понятный интерфейс и простота использования, то есть насколько комфортно будет сотрудникам взаимодействовать с системой.
• Уровень безопасности и защиты личных данных сотрудников, включая конфиденциальность и уровни доступа в систему.
• Интеграция с существующими информационными системами, что уменьшает накладные расходы и облегчает внедрение КЭДО.
• Наличие удобного мобильного приложения, либо адаптивная мобильная версия (идентична мобильному приложению).
• Доступ к круглосуточной технической поддержке (особенно актуально для крупных компаний с широкой географической представленностью в разных часовых поясах).
• Готовность интегрироваться с используемыми информационными системами компании.
• Стоимость и прозрачность модели ценообразования.

Решающую роль, как правило, играет репутация и опыт подрядчика, наличие портфолио успешных проектов, надёжность команды разработчиков и наличие положительных рекомендаций. В конечном счете успех проекта зависит от продуманного выбора подрядчика, качественной подготовки сотрудников и последовательного внедрения инновационных подходов в ежедневную практику.

Стоит сказать, что своевременное и осознанное внедрение КЭДО открывает путь к повышению производительности, снижению бюрократических барьеров и созданию комфортного и эффективного режима работы с кадрами. Главное — подходить к процессу осмысленно, выбирать надежных партнеров и следовать установленным рекомендациям.

Информация об исследовании:

Период проведения: первый квартал 2025 года.

Организатор: ANCOR для HRFile.

Численность респондентов: 540.

Методы исследования:

1. Количественный опрос: анкетирование представителей отделов кадров и HR-менеджеров.
2. Качественное исследование: глубинные интервью с представителями компаний, использующих или планирующих внедрение KЭDO (36% опрошенных).

Портрет аудитории: исследуемые группы включали директоров по персоналу, руководителей кадровых подразделений, HR-менеджеров и кадровых специалистов. Основная масса опрошенных представляла крупные и средние компании различных отраслей экономики, такие как производство, строительство, фармацевтика и IT.